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Un syst\u00e8me d’entreprise, ou proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard, est un guide qui d\u00e9crit les \u00e9tapes exactes \u00e0 suivre pour accomplir une t\u00e2che. Si les membres exp\u00e9riment\u00e9s de l’\u00e9quipe savent d\u00e9j\u00e0 comment accomplir les t\u00e2ches et pensent que les syst\u00e8mes d’entreprise document\u00e9s sont inutiles, lorsque de nouveaux employ\u00e9s sont embauch\u00e9s, le fait que les syst\u00e8mes d’entreprise soient document\u00e9s les aidera \u00e0 accomplir leur travail et \u00e0 devenir comp\u00e9tents. L’enregistrement de vos syst\u00e8mes peut \u00eatre intimidant, mais suivre quelques directives de base peut vous aider \u00e0 r\u00e9ussir. Voici cinq conseils pour cr\u00e9er des syst\u00e8mes d’entreprise efficaces.<\/p>\n
1. Soyez l’expert<\/strong> 2. Soyez clair et concis<\/strong> 3. N’oubliez pas les d\u00e9tails<\/strong> 4. Relier les proc\u00e9dures connexes<\/strong> 5. Combinez les petites \u00e9tapes<\/strong> Des syst\u00e8mes d’entreprise et des proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard bien r\u00e9dig\u00e9s doivent donner aux utilisateurs un sentiment de confort et de confiance dans leur capacit\u00e9 \u00e0 accomplir la t\u00e2che sans avoir \u00e0 poser de questions.<\/p>\n <\/p>\n
\nIl est utile que vous soyez intimement familier avec la t\u00e2che que vous documentez. Votre exp\u00e9rience personnelle de l’ex\u00e9cution de la t\u00e2che peut vous aider, mais ne soyez pas convaincu que votre m\u00e9thode est la meilleure. Parlez avec votre personnel et prenez des notes.<\/p>\n
\nLorsque vous r\u00e9digez les \u00e9tapes d’une proc\u00e9dure, veillez \u00e0 utiliser un langage simple et direct. Vos syst\u00e8mes d’entreprise doivent \u00eatre compr\u00e9hensibles pour toute personne ayant une connaissance pratique de base du secteur.<\/p>\n
\nVous voulez que toute personne qui lit ces documents soit en mesure d’accomplir la t\u00e2che sans avoir \u00e0 poser de questions. Veillez \u00e0 inclure des indications utiles sur les \u00e9tapes \u00e0 suivre. Il peut s’agir de l’emplacement sp\u00e9cifique des vannes et des interrupteurs ou de l’endroit o\u00f9 sont stock\u00e9es les fournitures n\u00e9cessaires. En ce qui concerne la position des vannes et des interrupteurs, pensez \u00e0 faire des \u00e9tiquettes auxquelles vous pourrez vous r\u00e9f\u00e9rer dans la documentation du syst\u00e8me.<\/p>\n
\nDans la mesure du possible, vous devez \u00e9tablir des r\u00e9f\u00e9rences crois\u00e9es entre les proc\u00e9dures connexes. La plupart des syst\u00e8mes d’entreprise exigent des utilisateurs qu’ils effectuent plusieurs t\u00e2ches associ\u00e9es pour atteindre leurs objectifs. Par exemple, un processus d’utilisation de la fonction d’aper\u00e7u avant impression de votre logiciel doit \u00eatre li\u00e9 aux proc\u00e9dures de la fonction d’impression.<\/p>\n
\nEn g\u00e9n\u00e9ral, lorsque vous documentez des syst\u00e8mes d’entreprise, il est pr\u00e9f\u00e9rable de ne r\u00e9diger qu’une seule instruction par \u00e9tape num\u00e9rot\u00e9e. Cependant, vous pouvez souvent combiner des \u00e9tapes plus petites pour \u00e9viter que le document ne devienne trop long. Par exemple, “cliquer sur le bouton de sauvegarde” et “fermer l’application” peuvent \u00eatre combin\u00e9s en une seule \u00e9tape, “cliquer sur le bouton de sauvegarde et fermer l’application”. Vous pouvez combiner plusieurs \u00e9tapes lorsque les concepts sont simples.<\/p>\n