Un système d’entreprise, ou procédure opérationnelle standard, est un guide qui décrit les étapes exactes à suivre pour accomplir une tâche. Si les membres expérimentés de l’équipe savent déjà comment accomplir les tâches et pensent que les systèmes d’entreprise documentés sont inutiles, lorsque de nouveaux employés sont embauchés, le fait que les systèmes d’entreprise soient documentés les aidera à accomplir leur travail et à devenir compétents. L’enregistrement de vos systèmes peut être intimidant, mais suivre quelques directives de base peut vous aider à réussir. Voici cinq conseils pour créer des systèmes d’entreprise efficaces.

1. Soyez l’expert
Il est utile que vous soyez intimement familier avec la tâche que vous documentez. Votre expérience personnelle de l’exécution de la tâche peut vous aider, mais ne soyez pas convaincu que votre méthode est la meilleure. Parlez avec votre personnel et prenez des notes.

2. Soyez clair et concis
Lorsque vous rédigez les étapes d’une procédure, veillez à utiliser un langage simple et direct. Vos systèmes d’entreprise doivent être compréhensibles pour toute personne ayant une connaissance pratique de base du secteur.

3. N’oubliez pas les détails
Vous voulez que toute personne qui lit ces documents soit en mesure d’accomplir la tâche sans avoir à poser de questions. Veillez à inclure des indications utiles sur les étapes à suivre. Il peut s’agir de l’emplacement spécifique des vannes et des interrupteurs ou de l’endroit où sont stockées les fournitures nécessaires. En ce qui concerne la position des vannes et des interrupteurs, pensez à faire des étiquettes auxquelles vous pourrez vous référer dans la documentation du système.

4. Relier les procédures connexes
Dans la mesure du possible, vous devez établir des références croisées entre les procédures connexes. La plupart des systèmes d’entreprise exigent des utilisateurs qu’ils effectuent plusieurs tâches associées pour atteindre leurs objectifs. Par exemple, un processus d’utilisation de la fonction d’aperçu avant impression de votre logiciel doit être lié aux procédures de la fonction d’impression.

5. Combinez les petites étapes
En général, lorsque vous documentez des systèmes d’entreprise, il est préférable de ne rédiger qu’une seule instruction par étape numérotée. Cependant, vous pouvez souvent combiner des étapes plus petites pour éviter que le document ne devienne trop long. Par exemple, « cliquer sur le bouton de sauvegarde » et « fermer l’application » peuvent être combinés en une seule étape, « cliquer sur le bouton de sauvegarde et fermer l’application ». Vous pouvez combiner plusieurs étapes lorsque les concepts sont simples.

Des systèmes d’entreprise et des procédures opérationnelles standard bien rédigés doivent donner aux utilisateurs un sentiment de confort et de confiance dans leur capacité à accomplir la tâche sans avoir à poser de questions.