La surcharge d’informations reste un véritable problème pour les entreprises, car les solutions conventionnelles utilisées ne s’attaquent pas aux causes sous-jacentes. Pour beaucoup, une obsession acquise ou habituelle, comme répondre aux courriels, aux textos et à Facebook, se produit souvent parce que nous essayons de combler un vide. Pour gérer la surcharge d’informations, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies spécifiques sur votre lieu de travail pour limiter les interruptions.

Créez un signe visuel pour limiter les interruptions
Une façon de limiter les interruptions pendant la journée de travail est de créer un signe visuel que tous les membres de l’équipe comprennent comme signifiant : « Je suis occupé, ne m’interrompez pas. » L’utilisation d’un signe visible, que ce soit par le biais de calendriers partagés ou d’un panneau accroché à la porte du box ou du bureau, aide les employés à éviter les interruptions inutiles tout au long de la journée.

Établir des définitions opérationnelles
Une autre façon de gérer la surcharge d’informations est d’aider les gens à faire attention à ce qui est vraiment important. Vous pouvez évaluer l’importance d’une interruption en établissant des définitions opérationnelles, c’est-à-dire en définissant les paramètres des choses auxquelles il faut donner suite. Cela peut se concentrer sur les descriptions des tâches principales au bureau. Pour chaque employé, à moins d’une véritable urgence, tout ce qui ne relève pas de sa définition opérationnelle doit attendre.

Fournir un retour d’information
Vous devez être en mesure de déterminer dans quelle mesure vous gérez bien la surcharge d’informations. Vous pouvez y parvenir grâce à un retour d’information externe et interne. La capacité d’auto-évaluation de votre performance est considérée comme une rétroaction interne. Pour ce faire, vous pouvez comparer la quantité de travail que vous avez accomplie au nombre d’interruptions considérées comme opérationnelles. Cette évaluation peut être combinée avec la rétroaction externe que vous recevez d’un superviseur pour évaluer votre performance et votre capacité à gérer la surcharge d’information.

Suivi du site
Le suivi de votre rendement est essentiel à votre capacité de gérer la surcharge d’information. C’est la pente ascendante visuelle de votre rendement accru ou la pente descendante des interruptions qui vous aident à voir vos succès et vos échecs.

Il n’existe pas de solution simple à la surcharge d’informations sur le lieu de travail. Le processus exige de maintenir un environnement où les interruptions sont limitées, où les définitions opérationnelles sont respectées, où un retour d’information est donné et où les performances sont suivies. Il faut de la pratique pour parvenir à augmenter la productivité face à la surcharge d’informations. En suivant ces étapes, il est possible d’y parvenir, ce qui permet de se concentrer davantage et d’accomplir plus de travail tout au long de la journée.