Vous avez créé votre entreprise parce que vous vouliez profiter de la liberté qu’offre le fait d’être son propre patron. Malheureusement, la réalité s’est installée et vous vous rendez compte que vous êtes maintenant plus occupé que jamais et que vous avez à peine le temps de manger, sans parler du plaisir de diriger votre propre entreprise. Si vous êtes submergé par les tâches quotidiennes qui n’utilisent pas vos forces, il est temps pour vous d’introduire la systématisation dans votre entreprise en ligne. Voici cinq étapes faciles pour vous aider à commencer à systématiser dès aujourd’hui.

Identifier les tâches répétitives
La première étape de la systématisation consiste à identifier toutes les tâches et processus quotidiens que vous avez mis en place. Cela va de la consultation de votre courrier électronique à la prise de rendez-vous, en passant par la création et l’envoi de vos factures. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul avec six colonnes intitulées : Inventaire, Automatisé, Manuel, Hybride, Gain de temps, Statut.

Classez vos systèmes par catégories
Dans les colonnes de votre feuille de calcul intitulées Manuel, Automatisé et Hybride, cochez la catégorie qui explique le type de système que vous utiliserez pour accomplir ces tâches. Toute tâche qui peut être accomplie automatiquement grâce à la technologie sera marquée dans la colonne Automatisé. La colonne Manuel englobera tout ce qui ne peut pas être automatisé. Les tâches qui peuvent être une combinaison des deux seront cochées dans la colonne Hybride.

Établissez une priorité
Vous voulez d’abord accomplir les tâches qui sont les plus susceptibles d’avoir l’impact le plus significatif sur la croissance de votre entreprise. Déterminez le montant approximatif en dollars que vous pensez que le système apportera à votre entreprise et ajoutez-le à votre feuille de calcul. Vous pouvez également établir des priorités en déterminant les tâches répétitives qui vous prennent le plus de temps.

Créez un processus
C’est l’étape la plus importante de la systématisation de votre entreprise. Vous devez créer un processus détaillé pour chaque tâche. Cela signifie que vous devez dresser la liste de toutes les étapes nécessaires à l’accomplissement de la tâche, de la première à la dernière. Cette étape doit être aussi détaillée que possible, afin que vous puissiez fournir les informations à n’importe qui dans l’entreprise et qu’il puisse exécuter le processus sans problème.
Suivi et optimisation
Pour savoir si vos systèmes fonctionnent bien, vous devez avoir un moyen de suivre les résultats. Si vous identifiez un problème dans le processus, vous pouvez commencer à le modifier et à l’optimiser afin d’accroître l’efficacité, les ventes et les bénéfices.

La systématisation de votre entreprise vous demandera beaucoup de travail et d’efforts au départ, mais elle en vaudra la peine à la fin, lorsque vous aurez plus de temps pour profiter non seulement de votre entreprise, mais aussi de votre vie personnelle.