Certaines personnes sont nées organisées et d’autres ont du mal à s’organiser chaque année à cette époque. On dirait que c’est toujours à la fin de l’année que cette petite bestiole agaçante vous incite à faire le ménage et à commencer la nouvelle année en étant organisé.

J’ai lu à peu près tous les guides, livres et conseils utiles sur l’organisation (en fait, j’envisage d’en écrire un moi-même), et je dois vous dire qu’il y a quelques idées fausses entretenues par tous les gourous de l’organisation. Je me ferai un plaisir de vous donner l’heure juste à ce sujet dans la chronique d’aujourd’hui.

Voici les 8 idées fausses que nous pouvons écarter :

1. Manipuler le papier une seule fois. Non seulement c’est impossible, mais dans la plupart des cas, c’est irréaliste. Au lieu de traiter le papier une fois, prenez l’habitude de faire quelque chose avec chaque morceau de papier pour le faire avancer. Si vous recevez des informations sur un séminaire ou un salon professionnel à venir, par exemple, décidez d’y assister ou non. Si vous devez y assister, notez la date sur votre calendrier et inscrivez-vous. Sinon, jetez l’information immédiatement. Si vous voulez attendre pour vous inscrire, notez dans votre agenda de répondre bien avant la date limite et classez le papier dans votre dossier « à faire ».
2. Rangez toujours les papiers hors de vue : Certains d’entre nous travaillent mieux lorsque leur bureau est dégagé, tandis que d’autres se sentent étouffés s’ils ne sont pas entourés de piles de papier. Si vous êtes du genre « loin des yeux, loin du cœur », gardez les papiers que vous utilisez souvent à proximité, dans des dossiers ou des bacs d’empilage. Ils seront accessibles, mais n’encombreront pas votre bureau. Lorsque vous travaillez sur un projet, étalez les papiers qui s’y rapportent et, lorsque vous avez terminé, rangez-les ensemble dans un seul endroit.
3. Tout le monde devrait être organisé au même degré. Chaque personne travaille différemment. Ne vous sentez pas obligé de travailler de la même manière que les autres. Trouvez un niveau confortable d’organisation et faites les changements nécessaires pour le maintenir. Je fixe généralement la limite lorsque je cherche quelque chose et que je ne le trouve pas ; c’est alors que je sais que les choses doivent être réorganisées.
4. Nous serons bientôt une société « sans papier ». N’y croyez pas. Les experts le disent depuis des années, et nous ne serons pas sans papier avant longtemps. Ce n’est pas la technologie qui pose problème, c’est la nature humaine qui est en cause. Nous sommes des créatures d’habitudes et nous sommes habitués à voir les choses sous forme imprimée plutôt que sur un écran d’ordinateur. La jeune génération est désormais formée à l’informatique dès son plus jeune âge, de sorte que lorsqu’elle entrera dans la vie active, la société « sans papier » aura plus de chances de devenir une réalité.
5. Un seul système de planification devrait convenir à tous. Utilisés correctement, les planificateurs quotidiens sont un moyen idéal de rester organisé. N’oubliez pas, cependant, qu’ils sont conçus par quelques-uns pour de nombreux utilisateurs. Lorsque vous achetez un agenda, qu’il soit sur papier ou électronique, déterminez ce que vous voulez qu’il fasse et choisissez un système en conséquence. Si vous ne pouvez pas en trouver un qui convienne à votre système, concevez le vôtre en fonction de vos besoins personnels.
6. Il faut être né organisé pour être organisé. Nous prenons de bonnes et de mauvaises habitudes dès notre plus jeune âge. Il est possible de changer toute mauvaise habitude, y compris la désorganisation. Les jeunes élevés dans un environnement organisé se rebellent parfois à l’âge adulte en étant désorganisés. L’inverse est également vrai, mais aucune de ces habitudes n’est gravée dans la pierre et le comportement peut être modifié.
7. Vous DEVEZ utiliser une liste de « choses à faire ». Planifier au jour le jour n’est pas réaliste pour tout le monde. Une personne peut effectuer la même tâche chaque semaine, mais d’autres voient leurs plans changer quotidiennement. Considérez vos besoins particuliers, puis planifiez à la journée ou à la semaine.
8. Être organisé signifie être perfectionniste. Un perfectionniste peut passer du temps sur des détails insignifiants sans tenir compte de la situation dans son ensemble. Lorsque d’autres personnes terminent un projet rapidement et à temps, le perfectionniste continue à travailler jusqu’à ce que le projet soit parfait. Un perfectionniste devient plus efficace lorsqu’il abaisse légèrement ses normes et se concentre sur les moyens d’accroître sa productivité.

Les fausses informations, lorsqu’elles sont prises au sérieux, peuvent vous empêcher de faire ce que vous voulez. La prochaine fois que vous entendrez l’un de ces « gourous de l’organisation » épouser l’une des idées fausses ci-dessus, réfléchissez à sa valeur et efforcez-vous de développer votre propre style d’organisation.