Lorsque vous organisez des réunions Zoom avec un certain nombre de personnes, il est très probable que certaines arrivent trop tôt. Plutôt que de les faire participer à la réunion plus tôt et de ne pas savoir ce qui se passe, Zoom dispose d’une fonction de salle d’attente qui vous permet, en tant qu’hôte, de déterminer quand les personnes peuvent rejoindre votre réunion.

Avec la fonction de salle d’attente, vous avez un certain nombre d’options:

• Vous pouvez faire en sorte que tous les participants à votre réunion se rendent d’abord dans la salle d’attente.
• Vous pouvez choisir de ne faire passer que les invités aller à la salle d’attente
• Vous pouvez admettre des personnes dans la salle d’attente à votre réunion une par une
• Vous pouvez admettre toutes les personnes dans la salle d’attente à votre réunion à la fois

L’écran de la salle d’attente

Lorsqu’un participant à la réunion est envoyé dans la salle d’attente, il voit un message sur son écran lui demandant d’attendre. Par défaut, Zoom fournit un message semblable à celui-ci :

« Veuillez patienter, l’hôte de la réunion vous admettra bientôt »

« La salle de réunion de Joe Smith »

Quelques options de personnalisation s’offrent à vous ici. Vous pouvez ajouter votre logo à l’écran de la salle d’attente et vous pouvez modifier le titre à l’écran et la description que le participant verra.

Veuillez noter que l’option salle d’attente n’est disponible que pour les réunions Zoom et non pour les webinaires Zoom. Vous devrez activer l’option salle d’attente dans vos paramètres de réunion, ce qui empêchera les participants d’utiliser la fonction « rejoindre avant l’hôte ».

Configuration de la salle d’attente

Afin de configurer la fonctionnalité de salle d’attente pour les réunions Zoom, vous devez avoir installé le client Zoom sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. La première étape pour activer la fonctionnalité de salle d’attente est de vous connecter à votre portail Web Zoom en tant qu’administrateur afin de disposer des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.

Allez dans « Gestion du compte » et ensuite dans « Paramètres du compte ». Recherchez l’option « Salle d’attente » que vous trouverez sous l’onglet « Réunion » et activez-la si elle est désactivée. Vous devez maintenant décider qui vous allez envoyer dans la salle d’attente :

• Tous les participants à la réunion
• Participants invités à la réunion

Un invité est une personne qui n’apparaît pas dans votre compte Zoom ou un participant qui ne s’est pas connecté. Si une personne figure sur votre liste mais ne s’est pas connectée, elle aura la possibilité de le faire.

Paramètres de groupe

Si vous avez des personnes dans un groupe spécifique avec lesquelles vous organisez régulièrement des réunions, vous pouvez suivre la procédure ci-dessus, à l’exception de la navigation vers « Gestion des utilisateurs », puis « Gestion des groupes » avant d’arriver aux paramètres de la salle d’attente. Vous devrez sélectionner le nom de groupe approprié si vous avez plus d’un groupe de réunion.

Réunions individuelles

Si vous avez l’intention d’avoir une réunion en individuelle avec une personne, vous pouvez la faire passer d’abord par la salle d’attente. Pour ce faire, vous devez vous connecter au portail Zoom, puis sélectionner « Réunions ». Programmez votre réunion et vous aurez alors la possibilité d’activer la salle d’attente avant de l’enregistrer.